De zin en onzin van projectevaluaties
De meningen over het nut van projectevaluaties lopen nogal uiteen. De een vindt het zonde van de tijd, de ander zweert erbij. Vaak worden er, vanuit de projectorganisatie, redenen ingebracht om de evaluatie achterwege te laten terwijl een PMO juist zweert bij de uitvoering ervan. Wie heeft er nou gelijk? Of bestaat er niet zoiets als een universele waarheid over de zin en onzin van projectevaluaties? In dit artikel belichten we beide kanten en sluiten af met ons oordeel.
De waarde van projectevaluaties
Wij maken nogal eens mee dat er negatief tegen projectevaluaties wordt aangekeken. Deze kosten tijd en leveren toch niets op. Ieder project is uniek dus waarom evalueren als we daar in de toekomst toch niets meer mee doen? Het wordt gezien als een ‘moetje’, mosterd na de maaltijd, nog meer tijd verspillen terwijl het project ook al is uitgelopen, etc. Maar je kunt deze argumenten ook omdraaien: we kunnen in de toekomst de mosterd op tijd toedienen en mogelijk ook voorkomen dat een nieuw, uniek project in de toekomst ook weer gaat uitlopen. Waar we dan vooral voor moeten zorgen is dat de projectevaluatie zelf goed en vlot verloopt. Dit hoeft geen dagen of weken te duren en we kunnen er veel van leren.
Evalueren = Leren
In feite evalueren we tot op zekere hoogte een project altijd: we kijken naar de acceptatiecriteria en of deze gehaald zijn. Zo niet, waarom zijn we afgeweken en hebben we dat op de juiste manier gemanaged? Ook de doorlooptijd, bestede uren en financiën zijn vast onderdeel van de projectrapportages en bij de afronding van een project besteden we hier zeker aandacht aan. En daarmee hebben we al een deel van de projectevaluatie te pakken. Wat we dan vooral nog missen, is de manier waarop het project is verlopen: hoe was de samenwerking, hebben we op de juiste manier de beslissingen genomen, hoe zijn we omgegaan met wijzigingen en afwijkingen, etc. Processen, procedures en samenwerking moeten dus ook de revue passeren tijdens de projectafronding. En met name daar kunnen we veel van leren: slechte samenwerking en vertragingen en onduidelijkheden in de besluitvorming, leiden vaak tot projecten die uitlopen in de tijd en niet helemaal leveren wat de bedoeling is.
Leren van het verleden
Een argument dat door tegenstanders van projectevaluaties wordt aangehaald is dat we het verleden niet kunnen veranderen dus kunnen we het net zo goed laten rusten. Dit is maar ten dele waar: we kunnen er namelijk heel veel van leren. En daarmee is de projectevaluatie een belangrijk instrument om fouten uit het verleden te voorkomen bij volgende projecten. Als we ons bewust zijn van de risico’s van projecten uit het verleden, dan kunnen we hier bij de risicoanalyse van nieuwe projecten al rekening mee houden. Hebben we te maken met stroperige besluitvorming, plan hiervoor dan ruim de tijd in bij nieuwe projecten. Weten we dat de gebruikersorganisatie bij aanvang van het project de specificaties maar half op orde heeft, neem dan meer tijd in het project om deze eerst verder te verduidelijken. Zo leren we van het verleden en kunnen we er in ieder geval voor zorgen dat de kans op succes in de toekomst toeneemt.
Het is geen afrekening
Wat met iedere projectevaluatie moet worden voorkomen is dat het een instrument wordt om af te rekenen met personen. De meest trieste insteek die ik zelf heb meegemaakt was de houding van de directie van een organisatie die bij een projectevaluatie eerst altijd vroeg ‘Wie moeten we ontslaan?’. Dit was semi-grappig bedoeld maar het zegt veel over het sentiment in een organisatie. Als je dit soort vragen stelt, is het ook de vraag of je een eerlijke evaluatie onder ogen krijgt. Een projectevaluatie moet dus geen afrekening zijn en pas dan ook op voor te zwart-witte oordelen. Kijk vooral ook naar de achterliggende oorzaken want daar leer je van. En heel belangrijk: zorg voor een sfeer waarin betrokkenen zich veilig voelen om hun mening te geven. Een (project)organisatie waarin mensen bang zijn dat zij afgerekend worden op wat zij gedaan hebben, wat hun rol en aandeel in het project was of wat zij tijdens de evaluatie zeggen, komt nooit tot een waardevolle projectevaluatie. Voor iedereen geldt tijdens de evaluatie dan ook: wees respectvol en behandel eenieder zoals jij ook behandeld wil worden.
Focus op plussen en minnen
Een fout die tijdens veel evaluaties wordt gemaakt is dat de focus ligt op wat er fout is gegaan. Natuurlijk is dit belangrijk maar we kunnen net zo goed leren van wat er goed ging en laten we dat vooral ook vieren! De simpele vraag is dan ook: wat ging er goed, wat ging er fout en wat kan er beter? En beperk je vooral tot de essentie: te veel detail levert geen betere evaluatie op. Wil je conclusies kunnen trekken dan gaat het om de grote lijnen en die kunnen we borgen. Dit is ook de manier waarop PMO’s ermee omgaan: als zij een nieuw projectplan scannen, kijken zij naar de grote lijnen. Is de ervaring dat de specificatiefase of de testfase onderschat wordt, gebaseerd op ervaringen en evaluaties, dan attenderen zij de projectmanager daarop.
Evalueren doe je voortdurend
Een project wordt per definitie opgedeeld in fases met bijbehorende tussenresultaten. Door hier gedurende het project bij stil te staan en tussentijds te evalueren, voer je al een groot deel van de eindevaluatie uit. En daarmee wordt de projectevaluatie minder tijdrovend en is de hobbel aan het einde van het project ook niet meer zo groot. Dit is dus een reden te meer om tijd in te plannen voor tussentijdse en eindevaluatie. Projecten die de agile-methode hanteren, doen dit impliciet: de PDCA-cyclus wordt iedere sprint doorlopen en dagelijks is er een stand-up waarbij we kijken naar wat we gedaan hebben, gaan doen, welke verstoringen er zijn, etc. En daarmee hebben we de essentie van de evaluatie te pakken: we leren van wat we doen, sturen tijdig bij en voorkomen dat we dezelfde fouten in de toekomst maken.
Conclusie
Projectevaluaties zijn bedoeld om van te leren en niet om personen op af te rekenen. Door gedurende een project regelmatig tussentijds te evalueren, zijn we beter in staat om risico’s te voorzien en tijdig bij te sturen. Essentieel is een goede, constructieve sfeer waarin mensen zich veilig voelen om hun mening te geven. Alleen dan krijg je tijdig de signalen die je zo hard nodig hebt om een project succesvol te laten zijn. Evalueer dus ieder project zodat toekomstige projecten een nog grotere succeskans krijgen. Als projectmanager doe je er dan ook goed aan om bij de aanvang van een project te vragen naar de resultaten van voorgaande projectevaluaties. Daarmee vergroot je de kans van jouw project aanzienlijk en daar doen we het voor: projectsucces!
En dan nog even dit
Projectevaluaties kun je op meerdere momenten inzetten, waarbij een standaard checklist een handig hulpmiddel is:
- Opstartfase: leer van voorgaande projecten om jouw projectsucces op voorhand te vergroten.
- Tussentijdse evaluatie: sta stil bij successen en tegenslagen om tijdig bij te kunnen sturen.
- Eindevaluatie: sta stil bij het eindresultaat, de acceptatie van jouw projectresultaat en de ‘standaard zaken’ als tijd, geld, middelen en aanpak. Kijk hierbij ook naar wat je hebt geleerd van de Opstartfase en de Tussentijdse evaluaties. Dit draagt eraan bij dat de eindevaluatie minder tijd kost én succesvoller is. En net zo belangrijk: het helpt anderen in de toekomst!