Nieuwe onderwijscatalogus en versterking Informatiemanagement
Tags: Projectlokaal, MediaCollegeAmsterdam, onderwijsinnovatie, informatiemanagement, onderwijscatalogus, informatiefhandelen, programmatischtoetsen
De uitdaging
Het Mediacollege Amsterdam (MA) is in schooljaar 2020‑2021 gestart met het onderwijsvernieuwingsproject ‘MaMaatwerk’. Doelstelling: ‘MA biedt een flexibel onderwijsprogramma in modulaire vorm zodat alle studenten MA verlaten met een relevante startkwalificatie.’ Met ingang van het schooljaar 2022‑2023 is MA gestart met het invoeren van formatief handelen en programmatisch toetsen.
Projectlokaal is door het Mediacollege Amsterdam gevraagd een onderzoek uit te voeren om het leren zichtbaar te maken in een passende ICT-oplossing. Op basis van de opgedane bevindingen, moest een advies uitgebracht worden met betrekking tot de inzet van de onderwijslogistieke en ‑ondersteunende systemen. Aanleiding hiervoor was dat men een passende oplossing wenste om de ingezette onderwijskundige vernieuwing te kunnen ondersteunen en te kunnen beschikken over de noodzakelijke (stuur)informatie.
De ICT-afdeling beheert en innoveert de informatievoorziening als onderdeel van haar informatiemanagementfunctie. Door verdere digitalisering van de werkprocessen en toenemend informatiegestuurd werken, wordt de informatievoorziening steeds bepalender. De nadruk komt hierbij te liggen op informatiesturing en de bijbehorende functionele inrichting. Dit stelt hogere eisen aan de informatiemanagementfunctie.
Mediacollege Amsterdam (MA): vakschool voor Media, Vormgeving & ICT
Met 14 mbo-opleidingen en een vmbo-opleiding bedient MA ongeveer 2.655 mbo-studenten en 295 vmbo-leerlingen. Dit alles wordt mogelijk gemaakt door een team van 300 medewerkers verspreid over 3 locaties in Amsterdam. In het streven naar continue verbetering startte het Mediacollege in het schooljaar 2020-2021 met het ambitieuze onderwijsvernieuwingsproject 'MaMaatwerk' om flexibeler onderwijs aan te bieden.
Next level: “We streven voortdurend naar het volgende level. En dat doen we elke dag opnieuw, starting today”
Projectresultaat
Het vernieuwde en versterkte MA‑informatiemanagementproces zorgt voor de vertaling van de informatiebehoeften naar de informatievoorziening die deze processen optimaal ondersteunt. Het gebruik van de MORA (Middelbaar beroepsOnderwijs Referentie Architectuur) biedt hierbij het kader voor de inrichting van de informatievoorziening. Gebruik van de MORA biedt belangrijke meerwaarde, zoals flexibiliteit door heldere afspraken, een sluitende informatievoorziening en het adequaat kunnen reageren op veranderingen.
Het geselecteerde en geïmplementeerde standaardpakket voor de onderwijscatalogus, heeft voordelen boven blijven gebruiken van bestaande software. Het sluit aan op de MORA, dwingt tot standaardisatie en biedt de basis voor eenvoudige integratie met systemen voor bijvoorbeeld plannen en roosteren en studenteninformatie. Hierdoor wordt het eenvoudiger om modulair onderwijs aan te kunnen bieden.
Aanpak
Wij zijn gestart met een grondig onderzoek naar de huidige stand van zaken. MA had eerder al een catalogussysteem geselecteerd dat niet de juiste keuze bleek te zijn om de onderwijsvernieuwing te kunnen ondersteun. Op basis van resultaten uit het onderzoek, geraadpleegde interne en externe bronnen en onze kennis en ervaring, hebben wij onze analyse vertaald naar een advies. Ons advies werd overgenomen en resulteerde in de start van de projecten ‘Onderwijs zichtbaar maken’ en ‘Leren zichtbaar maken’ voor de beantwoording van de vraagstukken en een versnelling in de invoering van informatiemanagement.
De opdracht is gefaseerd uitgevoerd. De start was de analysefase waarin functionele en niet‑functionele knelpunten geïnventariseerd zijn. Analyse van deze knelpunten bracht 3 aandachtgebieden in beeld. Voor elk van deze 3 aandachtsgebieden is een advies opgesteld. Kort samengevat:
- Versnel de gestarte invoering van informatiemanagement voor een sterkere regie op de MA‑informatievoorziening;
- Selecteer en implementeer een systeem dat voorziet in de functionele ondersteuning voor formatief handelen en programmatisch toetsen, de onderwijsvernieuwing;
- Positioneer de onderwijscatalogus centraal binnen de informatievoorziening van MA.
MA was al gestart met het inrichten van de informatievoorziening onder regie van informatiemanagement. Vanwege de snel toenemende digitalisering van werkprocessen, het informatiegestuurd werken en de onderwijskundige vernieuwing gaat de afdeling ICT hier versnellen. MA kiest hierbij voor een gefaseerde en daarmee beheersbare aanpak.
Met het project ‘Leren zichtbaar maken’ wordt uitvoering gegeven aan de selectie en implementatie voor ondersteuning voor formatief handelen en programmatisch toetsen. Na het opstellen van een pakket van eisen (PvE) en een marktverkenning, volgde de aanbesteding. Met de winnaar van de aanbesteding is voor de zomervakantie een pilot (proof of concept) uitgevoerd. Na een succesvolle uitkomst, is dit opgevolgd door de MA‑brede implementatie. Met ‘Leren zichtbaar maken’ wordt ingezet op kwalitatieve functionele ondersteuning van formatief handelen en programmatisch toetsen.
Voor de herpositionering van de onderwijscatalogus is het project ‘Onderwijs zichtbaar maken’ gestart. Dit project richt zich op de herinrichting van de onderwijscatalogus op basis van de kaders en richtlijnen van flexibel onderwijs zoals geïmplementeerd binnen MaMaatwerk. Na de herinrichting zal ook de herpositionering van de onderwijscatalogus worden opgepakt waarmee deze een centralere rol krijgt binnen de MA-informatievoorziening.
Deze drie activiteiten dragen bij aan de verdere ontwikkeling van het Mediacollege Amsterdam. Dit past perfect binnen de strategie: ‘Next level’, waarmee MA voortdurend streeft naar het volgende level.
“Samen met Projectlokaal hebben we de rol van informatiemanagement versterkt en kunnen laten zien dat met een juiste analyse, een compleet PvE en een duidelijke visie, een passende oplossing gevonden is waar de docenten in de onderwijskundige vernieuwing écht iets aan hebben. Hun toewijding en expertise hebben ons geholpen om de 'Next level' te bereiken in het bieden van kwalitatief onderwijs aan onze studenten.”
(quote van de opdrachtgever)
Uitdagingen
Uit het onderzoek kwamen een tweetal vragenstukken naar voren, beide gerelateerd aan de onderwijscatalogus.
- MaMaatwerk is geïmplementeerd op basis van: “standaardiseren om te kunnen flexibiliseren”. Elke opleiding wordt op eenzelfde manier ingericht, volgens het curriculaire spinnenweb. De inrichting de onderwijscatalogus moet hierin 1‑op‑1 de inrichting van het onderwijs weerspiegelen. Dit resulteerde in de vraag: “Hoe realiseren wij dit op de meest optimale wijze en zoveel mogelijk met de al beschikbare systemen in het systeemlandschap?”
- Voor de functionele ondersteuning van formatief handelen en programmatisch toetsen is een start gemaakt om bestaande systemen hiervoor in te zetten. Deze oplossing was echter suboptimaal. Dit resulteerde in de vraag: “Hoe ondersteunen wij formatief handelen en programmatisch toetsen optimaal?”
Oplossingen
Het creëren en behouden van draagvlak door invoering van informatiemanagement en regievoering over de informatievoorziening is van groot belang. Draagvlak is gecreëerd door het open en transparant voorleggen van keuzes, het vastleggen van keuzes en door het benoemen van mogelijkheden en (tijdelijke) beperkingen. Door de keuzes vast te leggen in architectuur en beleid zijn de gemaakte keuzes geborgd.
Herinrichting van de onderwijscatalogus en centrale positionering in de informatievoorziening levert meerdere voordelen op voor MA. MA heeft straks een centrale plek met de beschrijving van al het MA‑onderwijs. Met behulp van geautomatiseerde gegevensuitwisseling kunnen deze gegevens in andere systemen worden gebruikt, zoals het roostersysteem. De onderwijscatalogus helpt om de vraag van de student en het aanbod van onderwijs beter op elkaar af te stemmen.
Een stap in de invoering van informatiemanagement is gezet door een standaardoplossing voor formatief handelen en programmatisch toetsen in te kopen. Bij het vaststellen van de inkoopcriteria is rekening gehouden met de eisen en wensen van het onderwijs, toetsing aan het MORA en de inpasbaarheid binnen de informatievoorziening. Belangrijk uitgangspunt hierbij is dat vooraf al gekozen is voor maatwerk: de oplossing bepaalt in grote mate hoe er gewerkt gaat worden.
De waarde van Projectlokaal
De uitkomst en resultaten van deze opdracht zijn tot stand gekomen in samenwerking met een multidisciplinair team van MA. De projectmanager van Projectlokaal heeft tijdens het vooronderzoek de rol van businessanalist ingevuld en daarna, tijdens het opstellen van het pakket van eisen en de pakketselectie, die van projectmanager. Afrondend fungeerde deze projectmanager als klankbord voor de ICT-organisatie tijdens de implementatiefase.
Regie voeren over de informatievoorziening vanuit informatiemanagement, met het MORA als referentiekader, vraagt om een andere manier van werken. De meegebrachte kennis en ervaring van Projectlokaal heeft MA veel tijd gescheeld en geïnspireerd om hier verder mee aan de slag te gaan.
De kennis en ervaring van Projectlokaal van zowel onderwijslogistiek, ‑ondersteuning en ‑innovatie, en informatiemanagement is hierbij van groot belang geweest. Dit hielp het Mediacollege Amsterdam om in korte tijd het vraagstuk om te zetten in activiteiten en daaruit voorkomende resultaten.
MA heeft samen met Projectlokaal een portfoliosysteem geselecteerd en geïmplementeerd en daarbij de weg vrijgemaakt voor informatiemanagement op een hoger niveau. Door de integrale benadering van de onderwijscatalogus tot aan het leren zichtbaar maken, is er gelijktijdig een visie op MA’s informatiehuishouding gekomen.
Het vervolg
MA heeft de versnelling van de invoering van informatiemanagement opgepakt in de activiteiten die daarvoor al waren gestart. Het project ‘Leren zichtbaar maken’ is na het succesvol afronden van de pilot, overgedragen aan een interne projectleider. Op basis van het gezamenlijk uitgewerkte plan vindt de implementatie plaats. De projectmanager van Projectlokaal blijft in een coachende rol hierbij betrokken.
Het project ‘Onderwijs zichtbaar maken’ bevindt zich op moment van schrijven van deze case in de analysefase. Daarnaast is begonnen met het uitwerken van de integrale informatiehuishouding waarin MA in een “best of breed”-omgeving een effectieve, juiste ondersteuning voor het onderwijs gaat realiseren.