Planning en roostering met Xedule
Tags: Onderwijslogistiek, Projectmanagement, Planning & Roostering, Xedule
De uitdaging
Hogeschool IPABO wil de continuïteit van planning en roostering (P&R) waarborgen t.b.v. haar studenten en cursisten. Hierbij wil IPABO het onderwijs kunnen plannen voor de gehele duur van de opleiding en daarbij in één keer goed plannen en roosteren. In deze planning moeten alle onderwijsactiviteiten zijn opgenomen: lessen, stages, toetsen, etc. De tevredenheid bij studenten en medewerkers over het rooster moet omhoog en de gebouwbezetting geoptimaliseerd worden.
Door een beter proces van plannen en roosteren, continuïteit in het P&R-proces en een betrouwbaar en stabiel rooster, moet dit gerealiseerd worden. Een pakket dat het gehele proces ondersteunt is hiervoor noodzakelijk, evenals duidelijke afspraken en voldoende roostermakers capaciteit. Daarbij moet het nieuwe pakket de basis bieden voor meer flexibiliteit in het aanbieden van onderwijs.
Hogeschool IPABO – Vol impact
Hogeschool IPABO is een gespecialiseerde hogeschool voor basisonderwijs, kinderopvang en voorschoolse educatie. Vanuit Amsterdam en Alkmaar delen zij kennis die voldoet aan vragen van vandaag én morgen. Kennis waar de beroepspraktijk op wacht en die grenzen verlegt. Daarom doen zij praktijkgericht onderzoek en werken zij nauw samen met de basisscholen. Elk jaar volgen ruim 1.200 studenten de voltijd en deeltijd bacheloropleiding tot leraar basisonderwijs, de universitaire pabo en de Associate degree Pedagogisch Educatief Professional (Ad PEP) bij IPABO. Daarnaast bieden zij programma’s voor zij-instromers, nascholing en in-company trajecten.
“Kies je voor IPABO, dan kies je voor impact. Voor een opleiding die draait om jou.”
Projectresultaat
Het stappenplan, inclusief de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor planning en roostering zijn vastgelegd in het roosterhandvest met (proces)afspraken. De kwaliteit van het rooster is verbeterd en de continuïteit van P&R geborgd.
Het pakket voor P&R is ingericht, getest en geïmplementeerd, zodat het schooljaar 2023-2024 gepland en geroosterd kan worden vanuit het nieuwe systeem. Gebruikers en studenten zijn hiervoor opgeleid en geïnformeerd. Rapportages en analyses m.b.t. P&R zijn beschikbaar en managers onderwijs en bedrijfsvoering kunnen hiermee werken. Autorisaties van betrokkenen zijn ingericht en Xedule is beschikbaar onder Single Sign On.
De ondersteuning is operationeel, geautomatiseerd én organisatorisch, en de organisatie is zelfstandig in staat om te plannen en roosteren. Zowel het nieuwe P&R-proces als -systeem (Xedule) zijn operationeel en het beheer, contract- en servicelevelmanagement zijn ingeregeld.
Werkwijzen zijn aangepast en ‘oude’ systemen, processen en procedures zijn uitgefaseerd en bijbehorende contracten zijn opgezegd.
Aanpak
De projectmanager van Projectlokaal heeft samen met IPABO een projectteam samengesteld waarbinnen alle rollen die betrokken zijn bij P&R, vertegenwoordigd zijn: onderwijs, onderwijsondersteuners, ICT, bedrijfsvoering en leverancier. De dagelijkse leiding over het project was in handen van de projectleider Marko Schuuring vanuit Projectlokaal. De stuurgroep bestond uit vertegenwoordigers van bedrijfsvoering, financiën, onderwijs en College van Bestuur.
Gestart is met het opstellen van de nieuwe procesbeschrijving voor p&R, inclusief taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen. Ook is een roosterhandvest opgesteld met afspraken over de gewenste werkwijze en sturing op (proces)afspraken. Dit vormde de basis voor het inrichten van het, voor IPABO nieuwe, pakket voor plannen en roosteren: Xedule. Hierbij werd gebruik gemaakt van een ervaren Xedule consultant die nauw samenwerkte met het projectteam.
Het project is uitgevoerd binnen één schooljaar. De jaarplanning, inclusief de werkverdeling, moet tijdig opgeleverd worden om de roosters voor het nieuwe schooljaar in juli gereed te hebben. Om dit te kunnen realiseren, is vroegtijdig begonnen met opleiden van alle betrokkenen. Op deze manier is het mogelijk gemaakt nog voor de zomervakantie, de roosters gereed te hebben zodat onderwijs en ondersteuners weten waar ze aan toe zijn. Doelstelling is om verrassingen in de roosters te voorkomen, zodat docenten en studenten weten waar zij aan toe zijn en andere afspraken kunnen plannen. Daarnaast neemt hierdoor de druk op de roostermakers af.
Uitdagingen
De planning van het project was ambitieus maar haalbaar. De kritische stip op de horizon, was de oplevering van een goedgekeurd rooster vóór de zomervakantie.
Het verandervermogen van de organisatie was een belangrijk aandachtspunt. Het onderwijs moest doorgaan maar er moest ook voldoende druk op het project blijven om de noodzakelijke verandering door te voeren.
Andere risico’s die aandacht vroegen, waren het mogelijke tijdsraster, inclusief pauzes en de docentbeschikbaarheid. Ook de publicatie van het rooster voor de student vroeg om een passende oplossing waardoor de eerste maanden van de live-gang een flinke inspanning vroegen en geduld van studenten en docenten.
Oplossingen
Zowel aan de voorkant, door het betrekken van teamleiders, als gedurende het project, is gewerkt aan het vergroten van de gebruikersparticipatie. Met belanghebbenden is gekeken naar de wensen en mogelijkheden en zijn verschillende scenario’s op impact beoordeeld. Procesbeschrijvingen en het roosterhandvest, zijn gezamenlijk ontwikkelde producten. De betrokkenheid werd hiermee vergroot en er is een gevoel van gezamenlijkheid gecreëerd.
Niet alle oorspronkelijke doelstellingen konden in de beschikbare tijd behaald worden. Daarom is gekozen om een aantal doelstellingen die minder tijdkritisch zijn, door te schuiven naar het volgende studiejaar. Voor de publicatie van het rooster is aanvankelijk gekozen om dit nog op de bestaande manier te blijven doen, maar gezien de complicaties is MyX en de koppeling met Outlook doorgevoerd.
De waarde van Projectlokaal
De projectmanager van Projectlokaal heeft al meerdere implementaties van Xedule begeleid. Hierbij is hij zowel inhoudelijk als sturend sterk betrokken en kan hij de effecten van keuzes overzien. Ook weet hij afstand te nemen van inhoudelijke vraagstukken als dat nodig is. Daardoor staat hij boven de materie en kan hij vanuit het proces inzichtelijk maken of een knelpunt nu of later opgelost moet worden. Dit zorgt ervoor dat het project focus blijft houden op wat prioriteit heeft en de planning gevolgd wordt. De inhoudelijk kennis van pakketten als Xedule, het plan- en roosterproces en bedrijfsvoering binnen het onderwijs is hierbij een belangrijk pluspunt, evenals de goede contacten met de leverancier. In combinatie met een dosis lef en het vermogen om zich onafhankelijk op te stellen, vormt dit een mooie basis voor succes.
“Marko zijn kennis en ervaring van P&R en het systeem Xedule waren voor Hogeschool IPABO cruciaal om het traject goed te kunnen realiseren. Hierdoor konden we veel sneller van start dan wanneer we alles zelf hadden moeten bedenken.”
Vervolg
Niet alle oorspronkelijke doelstellingen zijn gerealiseerd in de beschikbare tijd. Een aantal doelstellingen is om reden van haalbaarheid van de planning, doorgeschoven naar het volgende studiejaar. Binnen drie maanden is de publicatie van het rooster in MyX en Outlook gerealiseerd. Het toetsrooster en de geautomatiseerde koppelingen met systemen voor onderwijsinformatie (Osiris) worden later opgepakt.
Het nieuwe P&R-proces en -systeem vragen om gewenning en de organisatie moet hier dan ook nog meer hands-on ervaring mee opdoen. Het is gangbaar dat dit in het eerste jaar na overgang nog veel aandacht vraagt. De tevredenheid over de implementatie en het gebruik van het systeem is uitgevraagd en levert een positief beeld op. Ook worden suggesties overgenomen en verbeteringen doorgevoerd. Een grote slag is gemaakt doordat er betere management informatie beschikbaar is.
Het projectteam heeft bij afronding van dit project meerdere adviezen uitgebracht over hoe dit project opgevolgd kan worden. Dit zijn zowel technisch-inhoudelijke adviezen als praktische, zoals opfristrainingen voor het onderwijs, benutten van de kennis van de leverancier van Xedule en het verder uitnutten van de rapportagemogelijkheden.